Ο εσωτερικός έλεγχος χρειάζεται επειδή είναι η μόνη λειτουργία που προσφέρει ανεξάρτητη διαβεβαίωση ότι η επιχείρηση επιτυγχάνει τους στόχους της, διαχειρίζεται τους κινδύνους της και συμμορφώνεται με νόμους και κανονισμούς. Το Institute of Internal Auditors τον ορίζει ως δραστηριότητα που προσθέτει αξία στον οργανισμό, όχι απλά που τον ελέγχει. Παρακάτω αναλύουμε τα οφέλη, τη δομή ενός λειτουργικού συστήματος και τα πρακτικά βήματα για μια ελληνική ΜΜΕ.
Συνοπτικά:
- Η αποδοχή του εσωτερικού ελέγχου στοχεύει στη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας, της αξιοπιστίας των αναφορών και της συμμόρφωσης με κανονισμούς.
- Ένα απλό και οικονομικό σύστημα δικλίδων, όπως δεύτερη υπογραφή και μηνιαίες συμφωνίες, μπορεί να μειώσει σημαντικά τον κίνδυνο σε μικρές επιχειρήσεις.
- Η ανάγκη για εσωτερικό έλεγχο αυξάνεται με την ψηφιοποίηση, την πολυπλοκότητα και τις αυξημένες ρυθμιστικές πιέσεις στον κλάδο.
- Η εμπειρική έρευνα δείχνει ότι η ενσωμάτωση τεχνολογίας και η εξειδίκευση αυξάνουν την αποδοτικότητα των ελεγκτικών διαδικασιών.
- Η σωστή χαρτογράφηση και η διαρκής επανεξέταση των διαδικασιών είναι κρίσιμες για την αποτελεσματική λειτουργία του ελέγχου σε ΜΜΕ.
Πίνακας περιεχομένων
- Τι είναι ο εσωτερικός έλεγχος και ποιος τον κάνει
- Ποια είναι τα κύρια οφέλη του εσωτερικού ελέγχου για την επιχείρηση
- Ποια είναι τα στοιχεία ενός αποτελεσματικού συστήματος εσωτερικού ελέγχου
- Πότε είναι πιο αναγκαίος ο εσωτερικός έλεγχος
- Τι κινδυνεύει μια επιχείρηση χωρίς επαρκείς δικλίδες
- Πώς ξεκινά μια ΜΜΕ τον εσωτερικό έλεγχο βήμα προς βήμα
- Ποια πρότυπα στηρίζουν την πρακτική εφαρμογή του ελέγχου
- Η προσωπική άποψη του Christos
- Πώς σας βοηθά το Kavallaris.gr να οργανώσετε τον εσωτερικό έλεγχο
- Πηγές
Τι είναι ο εσωτερικός έλεγχος και ποιος τον κάνει
Ο εσωτερικός έλεγχος, σύμφωνα με τον διεθνώς υιοθετημένο ορισμό του IIA, είναι ανεξάρτητη, αντικειμενική διαβεβαιωτική και συμβουλευτική δραστηριότητα σχεδιασμένη να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες ενός οργανισμού. Βοηθά τον οργανισμό να πετύχει τους στόχους του, εφαρμόζοντας συστηματική, μεθοδική προσέγγιση στην αξιολόγηση και βελτίωση της διαχείρισης κινδύνων, των δικλίδων και της εταιρικής διακυβέρνησης.
Η φράση «ανεξάρτητη και αντικειμενική» δεν είναι διακοσμητική. Σημαίνει ότι ο ελεγκτής δεν αναφέρεται στον διευθυντή που ελέγχει, αλλά σε ανώτερο επίπεδο, ιδανικά στο διοικητικό συμβούλιο ή σε επιτροπή ελέγχου. Χωρίς αυτή την απόσταση, ο έλεγχος γίνεται τυπικότητα και χάνει την αξία του.
Χρειάζεται να ξεχωρίσετε δύο πράγματα που συχνά μπερδεύονται:
- Σύστημα εσωτερικού ελέγχου: το σύνολο των διαδικασιών, δικλίδων και μηχανισμών που λειτουργούν καθημερινά μέσα στην επιχείρηση, από την έγκριση δαπανών μέχρι τον έλεγχο ταμείου.
- Υπηρεσία/λειτουργία εσωτερικού ελέγχου: το πρόσωπο ή η ομάδα που αξιολογεί αν αυτό το σύστημα λειτουργεί σωστά και αναφέρει ευρήματα στη διοίκηση.
Μια επιχείρηση μπορεί να έχει σύστημα δικλίδων χωρίς να έχει ξεχωριστή υπηρεσία ελέγχου, ειδικά όταν είναι μικρή. Όμως χωρίς κανέναν να ελέγχει το σύστημα, οι δικλίδες σιγά χαλαρώνουν, γιατί κανείς δεν τις ξαναδοκιμάζει.
Οι κύριοι ρόλοι σε ένα ωριμότερο πλαίσιο είναι τρεις. Ο εσωτερικός ελεγκτής εκτελεί τους ελέγχους και συγκεντρώνει στοιχεία. Ο επικεφαλής εσωτερικού ελέγχου (σε μεγαλύτερους οργανισμούς) σχεδιάζει το ετήσιο πρόγραμμα ελέγχων και αναφέρεται στη διοίκηση. Η διοίκηση και το συμβούλιο είναι οι αποδέκτες των ευρημάτων και οι υπεύθυνοι να αποφασίσουν διορθωτικές ενέργειες. Σε μια ΜΜΕ, αυτούς τους ρόλους συχνά τους καλύπτει ένας εξωτερικός συνεργάτης ή ένα λογιστικό γραφείο με εξειδίκευση, γιατί δεν έχει νόημα να προσλάβεις πλήρη ομάδα ελέγχου για δέκα εργαζομένους.
Ποια είναι τα κύρια οφέλη του εσωτερικού ελέγχου για την επιχείρηση
Οι ωφέλειες εσωτερικού ελέγχου δεν είναι θεωρητικές. Επηρεάζουν άμεσα το πόσο καλά παίρνει αποφάσεις μια διοίκηση, πόσο εκτεθειμένη είναι η επιχείρηση σε κινδύνους και πόσο εύκολα βρίσκει χρηματοδότηση.
- Καλύτερη διακυβέρνηση και λήψη αποφάσεων. Ο εσωτερικός έλεγχος δίνει στη διοίκηση αξιόπιστη εικόνα για το πώς λειτουργούν πραγματικά οι διαδικασίες, όχι πώς νομίζει κανείς ότι λειτουργούν. Αυτό επιτρέπει αποφάσεις βασισμένες σε στοιχεία και όχι σε εντυπώσεις.
- Ουσιαστική διαχείριση κινδύνων. Ο ρόλος του ελέγχου έχει μετατοπιστεί προς τη συμβουλευτική υποστήριξη της διοίκησης, ειδικά σε θέματα κυβερνοασφάλειας και νέων τεχνολογιών, όπως τονίζουν επαγγελματικά άρθρα για την επικαιρότητα του κλάδου. Μια επιχείρηση που ψηφιοποιεί τις διαδικασίες της χωρίς κανέναν να ελέγχει πρόσβαση σε δεδομένα και συστήματα, ανοίγει πόρτα σε περιστατικά που κοστίζουν πολύ περισσότερο από τον έλεγχο που θα τα είχε αποτρέψει.
- Αξιοπιστία αναφορών και πρόσβαση σε χρηματοδότηση. Τράπεζες, επενδυτές και φορείς επιδοτήσεων εμπιστεύονται πιο εύκολα οικονομικές καταστάσεις που έχουν περάσει από εσωτερικές δικλίδες. Αν ψάχνετε επιδότηση για την επιχείρησή σας, η ύπαρξη τεκμηριωμένων διαδικασιών λειτουργεί υπέρ σας στην αξιολόγηση του φακέλου.
- Συμμόρφωση και αποφυγή κυρώσεων. Ο έλεγχος εντοπίζει αποκλίσεις από τη φορολογική και εργατική νομοθεσία πριν αυτές γίνουν πρόστιμο ή καταγγελία.
Στατιστικό στοιχείο: μια εμπειρική μελέτη πάνω σε πρακτικές εφαρμογής εσωτερικού ελέγχου δείχνει ότι η ενσωμάτωση τεχνολογίας και συνεργασία με εξειδικευμένους συμβούλους βελτιώνει σημαντικά την αποδοτικότητα των ελεγκτικών διαδικασιών σε σχέση με καθαρά χειρωνακτικές μεθόδους.
Ας δούμε ένα συγκεκριμένο σενάριο. Μια εμπορική επιχείρηση με δέκα υποκαταστήματα εισάγει νέο σύστημα ERP για τις παραγγελίες. Χωρίς εσωτερικό έλεγχο, κανείς δεν επιβεβαιώνει ότι οι πρόσβασεις στο σύστημα δίνονται σωστά, με αποτέλεσμα υπάλληλοι με χαμηλή ιεραρχική θέση να μπορούν να εγκρίνουν παραγγελίες αξίας χιλιάδων ευρώ χωρίς δεύτερη υπογραφή. Ο εσωτερικός έλεγχος θα εντόπιζε αυτή την αδυναμία στον πρώτο μήνα, πριν γίνει πρόβλημα.
Η σχέση εσωτερικού ελέγχου και διαχείρισης δεν είναι σχέση αντιπαράθεσης. Ο έλεγχος δεν υπάρχει για να «πιάσει» τη διοίκηση σε λάθος, αλλά για να της δώσει τα εργαλεία να διορθώσει προβλήματα πριν αυτά κλιμακωθούν σε κρίση.
Ποια είναι τα στοιχεία ενός αποτελεσματικού συστήματος εσωτερικού ελέγχου
Ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου δεν είναι ένα έγγραφο πολιτικής που κάθεται σε συρτάρι. Είναι σύνολο μηχανισμών που λειτουργούν καθημερινά και ελέγχονται περιοδικά.
Οι βασικές δικλίδες ελέγχου περιλαμβάνουν:
- Διαχωρισμός καθηκόντων: το άτομο που εγκρίνει μια πληρωμή δεν πρέπει να είναι το ίδιο που την εκτελεί ή που καταχωρεί το παραστατικό.
- Έγκριση σε επίπεδα: δαπάνες πάνω από συγκεκριμένο ποσό χρειάζονται δεύτερη υπογραφή, ανεξάρτητα από το πόσο έμπιστος είναι ο υπεύθυνος.
- Τακτικές συμφωνίες λογαριασμών: τράπεζα, ταμείο, προμηθευτές και πελάτες πρέπει να συμφωνούνται μηνιαία, όχι μόνο στο κλείσιμο χρήσης.
- Καταγραφή ενεργειών (logging): κάθε αλλαγή σε λογιστικά ή φορολογικά δεδομένα πρέπει να αφήνει ιχνηλασιμότητα, ώστε να ξέρετε ποιος έκανε τι και πότε.
Η τεκμηρίωση διαδικασιών είναι το κομμάτι που οι περισσότερες ΜΜΕ παραμελούν. Δεν αρκεί να ξέρει ο υπάλληλος πώς γίνεται μια διαδικασία· πρέπει να είναι γραμμένη κάπου, ώστε να μη χάνεται η γνώση όταν αλλάζει προσωπικό. Η χρήση συστημάτων ERP ή λογιστικού λογισμικού βοηθά εδώ, γιατί πολλές δικλίδες μπορούν να ενσωματωθούν αυτόματα, όπως όρια εξουσιοδότησης ή αυτόματες ειδοποιήσεις για ασυνήθιστες συναλλαγές. Ο ρόλος της τεχνολογίας στη διαχείριση κινδύνων γίνεται πιο κρίσιμος όσο οι επιχειρήσεις αυτοματοποιούν περισσότερες λειτουργίες, γιατί ένα σφάλμα σε αυτοματοποιημένη διαδικασία μπορεί να πολλαπλασιαστεί πολύ πιο γρήγορα από ένα ανθρώπινο λάθος.
Τέλος, χρειάζεται σχέδιο αναφορών. Ο εσωτερικός ελεγκτής πρέπει να ξέρει σε ποιον αναφέρεται, πόσο συχνά, και τι μορφή θα έχει η αναφορά. Χωρίς αυτή τη σαφήνεια, τα ευρήματα χάνονται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κανείς δεν διαβάζει.
Επαγγελματική συμβουλή: Αν η επιχείρησή σας έχει λιγότερους από δέκα εργαζομένους, μη προσπαθήσετε να αντιγράψετε το μοντέλο ελέγχου μιας μεγάλης εταιρείας. Ξεκινήστε με τρεις δικλίδες: δεύτερη υπογραφή σε πληρωμές, μηνιαία συμφωνία τραπεζικού λογαριασμού και καταγραφή αλλαγών σε τιμοκατάλογο. Αυτές οι τρεις καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος του κινδύνου με το λιγότερο κόστος.
Πότε είναι πιο αναγκαίος ο εσωτερικός έλεγχος
Η ανάγκη για εσωτερικό έλεγχο δεν είναι ίδια για κάθε επιχείρηση. Εξαρτάται από τον κλάδο, το μέγεθος και τον βαθμό πολυπλοκότητας των διαδικασιών.
Ορισμένοι κλάδοι λειτουργούν κάτω από αυξημένη ρυθμιστική πίεση και εκεί ο έλεγχος δεν είναι επιλογή αλλά προϋπόθεση λειτουργίας:
- Χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες και ασφαλιστικές εταιρείες, όπου οι εποπτικές αρχές απαιτούν τεκμηριωμένες δικλίδες.
- Επιχειρήσεις υγείας, όπου λάθη σε καταγραφές μπορούν να έχουν νομικές συνέπειες πέρα από οικονομικές.
- Κατασκευαστικές εταιρείες που διαχειρίζονται δημόσια έργα, με αυξημένους ελέγχους από αναθέτουσες αρχές.
Πέρα από τον κλάδο, μετράει η πολυπλοκότητα. Μια επιχείρηση που ψηφιοποιεί τις λειτουργίες της, ανοίγει νέα υποκαταστήματα, ή διαχειρίζεται πολλούς προμηθευτές και πελάτες ταυτόχρονα, χρειάζεται εσωτερικό έλεγχο πολύ πριν φτάσει σε κρίση.
Υπάρχουν και συγκεκριμένα σημάδια που δείχνουν ότι η ανάγκη είναι ήδη εδώ:
- Συχνές διορθώσεις σε λογιστικές εγγραφές μετά το κλείσιμο μήνα.
- Απώλεια ή ασυνέπεια δεδομένων μεταξύ τμημάτων (π.χ. διαφορές ανάμεσα σε αποθήκη και λογιστήριο).
- Περιστατικά μη συμμόρφωσης, όπως καθυστερημένες δηλώσεις ΦΠΑ ή λάθη σε μισθοδοσία που επαναλαμβάνονται.
- Αλλαγή προσωπικού σε θέσεις κλειδί χωρίς παράδοση τεκμηριωμένων διαδικασιών.
Αν αναγνωρίζετε δύο ή περισσότερα από αυτά τα σημάδια, η επιχείρηση χρειάζεται εσωτερικό έλεγχο τώρα, όχι στο επόμενο έτος.
Τι κινδυνεύει μια επιχείρηση χωρίς επαρκείς δικλίδες
Η απουσία εσωτερικού ελέγχου δεν σημαίνει αυτόματα καταστροφή, αλλά σημαίνει ότι η επιχείρηση λειτουργεί χωρίς δίχτυ ασφαλείας. Ακαδημαϊκές εργασίες που εξετάζουν τον ρόλο του ελέγχου καταλήγουν ότι η απουσία υγιούς συστήματος εσωτερικού ελέγχου αφήνει την επιχείρηση εκτεθειμένη σε λειτουργικές ανεπάρκειες που θα μπορούσαν να έχουν προληφθεί με απλά μέτρα.
Τα προβλήματα χωρίς έλεγχο εμφανίζονται σε τέσσερις μορφές:
- Απάτη εσωτερική ή εξωτερική: χωρίς διαχωρισμό καθηκόντων, ένας υπάλληλος με πρόσβαση σε ταμείο και λογιστικά βιβλία μπορεί να καλύψει ελλείμματα για μήνες πριν εντοπιστούν.
- Λάθη στις οικονομικές καταστάσεις: χωρίς τακτικές συμφωνίες, ένα λάθος καταχώρησης μπορεί να μεγαλώσει σε κάθε επόμενο μήνα.
- Νομικές κυρώσεις: καθυστερήσεις σε φορολογικές υποχρεώσεις ή λάθη σε μισθοδοσία οδηγούν σε πρόστιμα που θα ήταν αποφευκτά με έγκαιρο έλεγχο.
- Φθορά φήμης: ένας πελάτης ή προμηθευτής που ανακαλύπτει ασυνέπειες στις συναλλαγές σας χάνει την εμπιστοσύνη του πολύ πιο εύκολα από όσο την ξανακερδίζει.
Στατιστικό στοιχείο: το σύστημα εσωτερικού ελέγχου παρέχει διαβεβαίωση για τρεις βασικούς στόχους: αποτελεσματικότητα λειτουργιών, αξιοπιστία αναφορών και συμμόρφωση με νόμους και κανονισμούς. Όταν ένας από τους τρεις στόχους αστοχεί, οι άλλοι δύο κινδυνεύουν κατά συνέπεια, γιατί είναι αλληλένδετοι.
Κάθε κίνδυνος μεταφράζεται σε κόστος, άμεσο ή έμμεσο. Ένα πρόστιμο είναι άμεσο κόστος. Μια χαμένη ευκαιρία χρηματοδότησης, επειδή η τράπεζα δεν εμπιστεύεται τις οικονομικές σας καταστάσεις, είναι έμμεσο κόστος που δεν φαίνεται σε καμία γραμμή ισολογισμού αλλά επηρεάζει την ανάπτυξη.
Ο εσωτερικός έλεγχος δεν αντικαθιστά τον εξωτερικό ορκωτό λογιστή, αλλά τον συμπληρώνει. Η καλή συνεργασία ανάμεσα στους δύο μειώνει τον χρόνο και το κόστος του ετήσιου ελέγχου, γιατί ο εξωτερικός ελεγκτής βρίσκει λιγότερες εκκρεμότητες όταν η εσωτερική δουλειά έχει ήδη γίνει σωστά. Αν αναρωτιέστε γιατί χρειάζεται έλεγχος στις οικονομικές καταστάσεις της επιχείρησής σας, η απάντηση συνδέεται ακριβώς με αυτή τη σχέση.
Πώς ξεκινά μια ΜΜΕ τον εσωτερικό έλεγχο βήμα προς βήμα
Η θεωρία βοηθάει, αλλά ο επιχειρηματίας χρειάζεται πράξεις. Πώς γίνεται ο έλεγχος στην πράξη, χωρίς να χρειαστεί να προσλάβετε ολόκληρο τμήμα;
- Γρήγορη εκτίμηση κινδύνων. Καταγράψτε τις δέκα διαδικασίες που αν αστοχήσουν, θα προκαλέσουν τη μεγαλύτερη ζημιά (π.χ. εγκρίσεις πληρωμών, μισθοδοσία, τιμολόγηση, αποθέματα). Μια πρακτική προσέγγιση για ΜΜΕ είναι να ξεκινήσετε με ένα σύνολο βασικών διαδικασιών και να εντοπίσετε ποιες έχουν τον μεγαλύτερο οικονομικό αντίκτυπο.
- Χαρτογράφηση διαδικασιών. Γράψτε πώς γίνεται σήμερα κάθε διαδικασία, ποιος την εκτελεί, ποιος εγκρίνει, και πού υπάρχει κενό ελέγχου. Παραδείγματα τεκμηριωμένων διαδικασιών βοηθούν να δείτε το πρότυπο που πρέπει να ακολουθήσετε.
- Εφαρμογή βασικών δικλίδων. Δεν χρειάζεστε δεκάδες κανόνες. μερικές κρίσιμες δικλίδες, όπως δεύτερη υπογραφή σε δαπάνες πάνω από ένα όριο, μηνιαία συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών και έγκριση αλλαγών σε στοιχεία προμηθευτών, καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος του κινδύνου.
- Παρακολούθηση και επανεξέταση. Ένα σύστημα δικλίδων που δεν επανεξετάζεται χαλαρώνει μέσα σε λίγους μήνες. Η τακτική επανεξέταση σε τακτά χρονικά διαστήματα κρατά το σύστημα ζωντανό και προσαρμοσμένο στις αλλαγές της επιχείρησης.
Ένα απλό checklist «έτοιμοι για έλεγχο» περιλαμβάνει: τεκμηριωμένες εγκρίσεις δαπανών, μηνιαίες συμφωνίες λογαριασμών, αρχειοθέτηση παραστατικών με ιχνηλασιμότητα, καταγραφή πρόσβασης σε λογιστικά συστήματα, και ενημερωμένο οργανόγραμμα με σαφή διαχωρισμό καθηκόντων. Αν η επιχείρησή σας καλύπτει τα περισσότερα από αυτά, είστε σε καλό δρόμο. Αν καλύπτετε λιγότερα από τα μισά, ο κίνδυνος είναι υψηλότερος από όσο πιθανώς νομίζετε.
Ένα μετρήσιμο σημείο αναφοράς που χρησιμοποιούν ωριμότερα συστήματα ελέγχου είναι ο χρόνος επιδιόρθωσης ευρημάτων, δηλαδή πόσο γρήγορα διορθώνεται ένα πρόβλημα μετά τον εντοπισμό του, μαζί με τον αριθμό σημαντικών ευρημάτων ανά έτος. Και οι δύο δείκτες είναι απλοί να παρακολουθούνται ακόμα και από μικρή ομάδα.
Επαγγελματική συμβουλή: Μη περιμένετε να «ολοκληρώσετε» τη χαρτογράφηση όλων των διαδικασιών πριν εφαρμόσετε την πρώτη δικλίδα. Ξεκινήστε με τη διαδικασία που σας φοβίζει περισσότερο, εφαρμόστε τη δικλίδα άμεσα, και προχωρήστε στην επόμενη. Η τελειοποίηση στο χαρτί κοστίζει χρόνο που δεν έχετε.
Ένα σημείο που αξίζει ξεκάθαρη αναφορά: πότε χρειάζεται εξωτερική βοήθεια; Όταν η επιχείρηση φτάνει σε σημείο που η διοίκηση δεν έχει τον χρόνο ή την τεχνική γνώση να σχεδιάσει το σύστημα ελέγχου μόνη της, ή όταν προηγούμενοι έλεγχοι (φορολογικοί, τραπεζικοί, από επενδυτή) έχουν βρει αδυναμίες. Σε αυτό το σημείο, η ανάθεση σε λογιστικό γραφείο με εξειδίκευση σε εσωτερικό έλεγχο και προληπτικό φορολογικό έλεγχο γλιτώνει μήνες δοκιμών και λαθών. Δείτε πώς η προληπτική φορολογική επισκόπηση προστατεύει την επιχείρηση από κοινά λάθη που ανακαλύπτονται συνήθως πολύ αργά. Χρήσιμη είναι επίσης η αξιολόγηση συνεργατών και προμηθευτών μέσα από δημόσια μητρώα, ένα βήμα που πολλές ΜΜΕ παραλείπουν παρόλο που είναι δωρεάν και γρήγορο.
Ποια πρότυπα στηρίζουν την πρακτική εφαρμογή του ελέγχου
Ο εσωτερικός έλεγχος δεν είναι κάτι που εφευρίσκει κάθε επιχείρηση από την αρχή. Υπάρχουν διεθνή και ελληνικά πλαίσια που δίνουν κοινή γλώσσα και κριτήρια αξιολόγησης.
Τα Διεθνή Πρότυπα Εσωτερικού Ελέγχου, γνωστά ως IPPF (Πλαίσιο Διεθνών Επαγγελματικών Πρακτικών), εκδίδονται από το IIA και καθορίζουν τι σημαίνει ποιοτικός έλεγχος σε παγκόσμιο επίπεδο. Τα πρότυπα αυτά καλύπτουν θέματα όπως η ανεξαρτησία της λειτουργίας, η ικανότητα του προσωπικού και η ποιότητα των αναφορών προς τη διοίκηση. Δεν είναι νομικά δεσμευτικά για μια ελληνική ΜΜΕ, αλλά λειτουργούν ως σημείο αναφοράς όταν αξιολογείτε αν μια υπηρεσία ελέγχου (δική σας ή εξωτερικού συνεργάτη) κάνει καλή δουλειά.
Σε επίπεδο ελληνικού δημόσιου τομέα, υπάρχουν συγκεκριμένα εγχειρίδια εφαρμογής, όπως το εγχειρίδιο εσωτερικού ελέγχου για οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης, που περιγράφουν βήμα προς βήμα πώς οργανώνεται η λειτουργία, ποιος αναφέρεται σε ποιον, και πώς τεκμηριώνονται τα ευρήματα. Παρόλο που στοχεύουν σε δημόσιους φορείς, η λογική τους μεταφέρεται εύκολα και σε ιδιωτικές επιχειρήσεις, ειδικά ως προς την ανάγκη σύνδεσης του ελέγχου με τη νομοθεσία που ισχύει για τον κλάδο σας.
Πρακτικά, όταν αξιολογείτε μια υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου, ελέγξτε αν:
- Ο ελεγκτής αναφέρεται σε επίπεδο ανεξάρτητο από αυτό που ελέγχει.
- Υπάρχει γραπτό πρόγραμμα ελέγχων, όχι μόνο ad hoc επισκέψεις.
- Οι αναφορές περιλαμβάνουν συγκεκριμένα ευρήματα και προθεσμίες διόρθωσης, όχι γενικές διαπιστώσεις.
- Η μεθοδολογία ευθυγραμμίζεται, έστω σε γενικές γραμμές, με τις αρχές του IPPF.
Η προσωπική άποψη του Christos
Η μεγαλύτερη παρανόηση που συναντώ σε ελληνικές ΜΜΕ είναι ότι ο εσωτερικός έλεγχος είναι πολυτέλεια για μεγάλες εταιρείες. Στην πραγματικότητα, όσο μικρότερη είναι η επιχείρηση, τόσο πιο εύκολα ένα μεμονωμένο λάθος γίνεται υπαρξιακό πρόβλημα. Μια μεγάλη εταιρεία απορροφά ένα λάθος μισθοδοσίας. Μια ΜΜΕ με τρεις υπαλλήλους στο λογιστήριο, όχι πάντα.
Το δεύτερο πράγμα που θεωρώ υποτιμημένο είναι ο χρόνος. Οι επιχειρηματίες περιμένουν να «βρουν τον χρόνο» για να οργανώσουν δικλίδες ελέγχου, και αυτός ο χρόνος δεν έρχεται ποτέ, γιατί η καθημερινότητα πάντα πιέζει περισσότερο. Η λύση δεν είναι να βρείτε χρόνο. Είναι να ξεκινήσετε με μία δικλίδα, τη Δευτέρα το πρωί, όχι με ολόκληρο σχέδιο.
Σας προτείνω να ξαναδείτε τις τρεις πιο κρίσιμες διαδικασίες της επιχείρησής σας αυτή την εβδομάδα, όχι τον επόμενο μήνα. Ρωτήστε: ποιος εγκρίνει, ποιος εκτελεί, ποιος ελέγχει. Αν η απάντηση είναι «το ίδιο άτομο» σε οποιαδήποτε από τις τρεις, έχετε βρήκατε το πρώτο σημείο που χρειάζεται δικλίδα.
— Christos
Πώς σας βοηθά το Kavallaris.gr να οργανώσετε τον εσωτερικό έλεγχο
Αντί να χτίσετε ολόκληρο τμήμα ελέγχου από το μηδέν, υπάρχουν υπηρεσίες που προσφέρουν εξατομικευμένη μηνιαία παρακολούθηση της επιχείρησης, συνδυάζοντας λογιστική τήρηση με τακτικό έλεγχο δικλίδων και φορολογική επισκόπηση.
Η υπηρεσία περιλαμβάνει χαρτογράφηση των κρίσιμων διαδικασιών σας, εφαρμογή βασικών δικλίδων προσαρμοσμένων στο μέγεθος και τον κλάδο σας, και τακτική αναφορά ευρημάτων, ώστε να ξέρετε τι χρειάζεται διόρθωση πριν γίνει πρόβλημα. Η διαδικασία συνεργασίας μπορεί να ξεκινά με μια αρχική εκτίμηση κινδύνων της επιχείρησης, να συνεχίζεται με πρόταση συγκεκριμένων δικλίδων και να καταλήγει σε μηνιαία παρακολούθηση προσαρμοσμένη στις ανάγκες.
Αν αναρωτιέστε ποιος ρόλος έχει ο λογιστής σε αυτή τη διαδικασία, η απάντηση είναι πιο ουσιαστική από την απλή καταχώρηση παραστατικών. Δείτε αναλυτικά γιατί χρειάζεστε λογιστή που κατανοεί τόσο τη φορολογική συμμόρφωση όσο και τη λογική του εσωτερικού ελέγχου. Ζητήστε σήμερα μια αρχική εκτίμηση για την επιχείρησή σας και δείτε πού βρίσκονται τα πρώτα κενά που χρειάζονται διόρθωση.
Πηγές
Ο επίσημος ορισμός εσωτερικού ελέγχου από το IIA είναι το σημείο αναφοράς για κάθε συζήτηση περί ορολογίας. Τα Διεθνή Πρότυπα Εσωτερικού Ελέγχου δίνουν το πλήρες επαγγελματικό πλαίσιο. Το άρθρο του newmoney εξηγεί γιατί ο κλάδος θεωρεί τον έλεγχο πιο κρίσιμο σήμερα από ποτέ. Η διπλωματική εργασία του ΕΑΠ προσφέρει πρακτική τεκμηρίωση για μεθοδολογίες εφαρμογής σε πραγματικές επιχειρήσεις.
- Definition of internal audit — The Institute of Internal Auditors (IIA)
- Κρισιμότερος παρά ποτέ ο εσωτερικός έλεγχος στις επιχειρήσεις — newmoney
- Διπλωματική εργασία: ρόλος εσωτερικού ελέγχου και μεθοδολογίες — ΕΑΠ
Προτεινόμενα
- Συμβουλευτική Επιχειρήσεων: Κρίσιμη για Ανάπτυξη ΜΜΕ
- Παραδείγματα φορολογικών κινδύνων και λύσεις για ΜΜΕ
- Πλεονεκτήματα εξωτερικής λογιστικής για ΜΜΕ: Πώς ενισχύει
- Ρόλος λογιστή σε ΜΜΕ: 55% μείωση προστίμων 2026
