Η διαχείριση τιμολογίων στην Ελλάδα πραγματοποιείται πλέον αποκλειστικά μέσω αδειοδοτημένων λογισμικών που φέρουν πιστοποίηση ΥΠΑΗΕΣ από την ΑΑΔΕ, ή μέσω της δωρεάν εφαρμογής «timologio» της ίδιας αρχής. Κάθε τιμολόγιο εκδίδεται, αποστέλλεται, επικυρώνεται και αρχειοθετείται ψηφιακά, με διαβίβαση δεδομένων στο myDATA σε πραγματικό χρόνο. Η χρήση χειρόγραφων τιμολογίων ή μη πιστοποιημένων προγραμμάτων θεωρείται νομικά ισοδύναμη με μη έκδοση τιμολογίου και συνεπάγεται πρόστιμα βάσει του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας.
Τα βασικά σημεία που πρέπει να γνωρίζει κάθε επιχείρηση:
- Υποχρεωτική χρήση πιστοποιημένου παρόχου ΥΠΑΗΕΣ ή της εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ
- Διαβίβαση παραστατικών στο myDATA σε πραγματικό χρόνο,
- Με αυτόματη προσυμπλήρωση δηλώσεων ΦΠΑ και Ε3
- Υποβολή «Δήλωσης Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων» μέσω Taxisnet εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών
- Ευθύνη για ορθή έκδοση και διαβίβαση ανήκει στην επιχείρηση, όχι στον λογιστή ή το λογισμικό
- Εξαίρεση από τα πρόστιμα μόνο σε περιπτώσεις ανωτέρας βίας (διακοπή ρεύματος, απώλεια σύνδεσης), με υποχρέωση μεταγενέστερης διαβίβασης
- Κύρια λογισμικά με πιστοποίηση ΥΠΑΗΕΣ: Simply, Timologic, i-spirit, SoftOne, Epsilon Net, Impact, Prosvasis
Πίνακας περιεχομένων
- Ποιες είναι οι κορυφαίες λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην Ελλάδα;
- Πώς λειτουργεί η ηλεκτρονική διαβίβαση τιμολογίων στο myDATA;
- Ποιες βέλτιστες πρακτικές διασφαλίζουν τη συμμόρφωση το 2024–2025;
- Πώς να επιλέξετε το κατάλληλο λογισμικό τιμολόγησης για την επιχείρησή σας
- Kavallaris: λογιστική υποστήριξη για ηλεκτρονική τιμολόγηση
- Βασικά συμπεράσματα
Ποιες είναι οι κορυφαίες λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην Ελλάδα;
Τα αδειοδοτημένα λογισμικά που κυκλοφορούν στην ελληνική αγορά διαφέρουν σημαντικά ως προς το εύρος λειτουργιών, το κόστος και το επίπεδο υποστήριξης. Η επιλογή εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης, τον όγκο συναλλαγών και τις ανάγκες ενσωμάτωσης με υπάρχοντα συστήματα.
| Λογισμικό | Εύκολη χρήση | Συμβατότητα με myDATA | Τιμή | Υποστήριξη και υπηρεσίες | Λειτουργικότητα |
|---|---|---|---|---|---|
| Simply | Πολύ υψηλή | Πλήρης | Χαμηλή έως μεσαία | Τηλεφωνική, email, εκπαίδευση | Τιμολόγηση, αποθήκη, εμπορική διαχείριση |
| Timologic | Υψηλή | Πλήρης | Μεσαία | Τεχνική υποστήριξη, εκπαίδευση | Τιμολόγηση, λογιστική, ERP |
| i-spirit | Μεσαία | Πλήρης | Μεσαία | Εξειδικευμένη υποστήριξη | Εμπορική διαχείριση, αποθήκη, τιμολόγηση |
| SoftOne | Μεσαία έως υψηλή | Πλήρης (VOICING) | Μεσαία έως υψηλή | Εκτεταμένη, πιστοποιημένοι συνεργάτες | ERP, τιμολόγηση, POS, δημόσιες συμβάσεις |
| Epsilon Net | Υψηλή | Πλήρης | Μεσαία | Τηλεφωνική, online, εκπαίδευση | Λογιστική, μισθοδοσία, τιμολόγηση |
| Impact | Μεσαία | Πλήρης | Μεσαία | Τεχνική υποστήριξη | Εμπορική διαχείριση, τιμολόγηση |
| Prosvasis | Υψηλή | Πλήρης | Χαμηλή έως μεσαία | Τηλεφωνική, online | Τιμολόγηση, λογιστική, αποθήκη |
Τα Simply και Prosvasis απευθύνονται κυρίως σε μικρές επιχειρήσεις που αναζητούν απλό περιβάλλον χωρίς εκτεταμένες τεχνικές γνώσεις. Το SoftOne, με τη λύση VOICING, καλύπτει και δημόσιες συμβάσεις, γεγονός που το καθιστά κατάλληλο για επιχειρήσεις με συναλλαγές με το Δημόσιο. Το Epsilon Net συνδυάζει τιμολόγηση με μισθοδοσία και λογιστική σε ενιαία πλατφόρμα, ενώ το i-spirit και το Impact εστιάζουν στη διαχείριση αποθήκης και εμπορικών δεδομένων.
Βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητά κάθε επιχείρηση σε ένα λογισμικό τιμολόγησης:
- Αυτόματη διαβίβαση παραστατικών στο myDATA σε πραγματικό χρόνο
- Δυνατότητα αποστολής τιμολογίων μέσω email και εκτύπωσης
- Διαχείριση αποθήκης και εμπορικών δεδομένων
- Δωρεάν δοκιμαστική περίοδος πριν από τη σύναψη σύμβασης
- Τεχνική υποστήριξη και εκπαίδευση προσωπικού
Πώς λειτουργεί η ηλεκτρονική διαβίβαση τιμολογίων στο myDATA;
Η ολοκληρωμένη διαδικασία ηλεκτρονικής τιμολόγησης ακολουθεί συγκεκριμένα στάδια, από την έκδοση έως την αρχειοθέτηση. Κάθε στάδιο έχει τεχνικές προδιαγραφές που πρέπει να τηρούνται αυστηρά.
- Έκδοση: Το τιμολόγιο δημιουργείται στο ERP ή το λογισμικό τιμολόγησης σε δομημένη ηλεκτρονική μορφή (XML ή υβριδική). Το ευρωπαϊκό πρότυπο EN 16931 αναμένεται να ενσωματωθεί πλήρως για διασυνοριακές συναλλαγές.
- Αποστολή: Το σύστημα επικοινωνεί με τον πάροχο ΥΠΑΗΕΣ μέσω διεπαφής προγραμματισμού εφαρμογών (API). Ο πάροχος ελέγχει και αυθεντικοποιεί το παραστατικό.
- Επικύρωση: Τα δεδομένα διαβιβάζονται στο myDATA της ΑΑΔΕ σε πραγματικό χρόνο. Η επικύρωση περιλαμβάνει τόσο τη σύνοψη όσο και τα πλήρη στοιχεία της συναλλαγής.
- Λήψη: Ο λήπτης ενημερώνεται αυτόματα μέσω του δικού του συστήματος. Οι συνόψεις εισάγονται αυτόματα και αντιστοιχίζονται με τις λογιστικές εγγραφές.
- Αρχειοθέτηση: Τα παραστατικά αποθηκεύονται ψηφιακά σε αναζητήσιμα αρχεία, με πλήρη ιχνηλασιμότητα για μελλοντικούς ελέγχους.
Η σύνδεση συστημάτων ERP με πιστοποιημένους παρόχους δημιουργεί αυτοματοποιημένη ροή δεδομένων που καλύπτει ολόκληρο τον κύκλο τιμολόγησης. Η προσυμπλήρωση δηλώσεων ΦΠΑ και Ε3 γίνεται αυτόματα, μειώνοντας τον χρόνο χειροκίνητων συμφωνιών.
| Στάδιο | Ενέργεια | Αποτέλεσμα |
|---|---|---|
| Έκδοση | Δημιουργία παραστατικού σε ERP | Δομημένο ηλεκτρονικό αρχείο |
| Αποστολή | Επικοινωνία με πάροχο ΥΠΑΗΕΣ μέσω API | Αυθεντικοποίηση παραστατικού |
| Επικύρωση | Διαβίβαση στο myDATA | Ενημέρωση ΑΑΔΕ σε πραγματικό χρόνο |
| Λήψη | Αυτόματη ενημέρωση λήπτη | Αντιστοίχιση λογιστικών εγγραφών |
| Αρχειοθέτηση | Ψηφιακή αποθήκευση | Πλήρης ιχνηλασιμότητα |
Η ακύρωση ή διόρθωση τιμολογίου δεν επιτρέπεται με διαγραφή. Εκδίδονται διορθωτικά παραστατικά τύπου 5.1 ή 5.2 για συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων και τύπου 11.4 για συναλλαγές με καταναλωτές.
Ποιες βέλτιστες πρακτικές διασφαλίζουν τη συμμόρφωση το 2024–2025;
Η ευθύνη για τη σωστή έκδοση και διαβίβαση των παραστατικών ανήκει αποκλειστικά στην επιχείρηση. Ο λογιστής δεν βλέπει σε πραγματικό χρόνο κάθε συναλλαγή και δεν ελέγχει αν κάθε παραστατικό στάλθηκε σωστά τη στιγμή της έκδοσής του. Αυτή η διάκριση ευθύνης είναι κρίσιμη για την αποφυγή φορολογικών ασυμφωνιών.
Τα συχνότερα προβλήματα τιμολόγησης που οδηγούν σε πρόστιμα:
- Τιμολόγια που δεν διαβιβάστηκαν ή διαβιβάστηκαν με καθυστέρηση
- Λανθασμένοι χαρακτηρισμοί συναλλαγών στο myDATA
- Ασυμφωνίες μεταξύ λογιστικών βιβλίων και δεδομένων myDATA
- Χρήση μη πιστοποιημένου λογισμικού, η οποία θεωρείται μη έκδοση τιμολογίου
Για πράξεις που επιβαρύνονται με ΦΠΑ, προβλέπεται σημαντικό πρόστιμο επί του φόρου που θα προέκυπτε. Για πράξεις χωρίς ΦΠΑ, τα πρόστιμα διαφέρουν ανάλογα με το φορολογικό σύστημα της επιχείρησης και τον αριθμό των φορολογικών ελέγχων. Εξαίρεση ισχύει μόνο σε αποδεδειγμένες περιπτώσεις ανωτέρας βίας, εφόσον ακολουθήσει διαβίβαση μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση.
Η αυτοματοποίηση μέσω πιστοποιημένου παρόχου μειώνει τα λάθη χειροκίνητης καταχώρισης και επιταχύνει τις φορολογικές διαδικασίες. Η ποιότητα των δεδομένων και η συνεχής ενημέρωση του λογισμικού παραμένουν καθοριστικές για την αποδοτική λειτουργία του συστήματος.
Επαγγελματική συμβουλή: Ορίστε εσωτερικά βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) για την παρακολούθηση της διαδικασίας τιμολόγησης: ποσοστό επιτυχούς διαβίβασης, χρόνος από έκδοση έως επικύρωση και αριθμός διορθωτικών παραστατικών ανά μήνα. Η τακτική παρακολούθηση αυτών των μεγεθών εντοπίζει συστηματικά προβλήματα πριν φτάσουν σε φορολογικό έλεγχο.
Πώς να επιλέξετε το κατάλληλο λογισμικό τιμολόγησης για την επιχείρησή σας
Η επιλογή λογισμικού τιμολόγησης πρέπει να λαμβάνει υπόψη νομικές απαιτήσεις, λειτουργικότητα και επίπεδο υποστήριξης. Τα κριτήρια αξιολόγησης δεν είναι ίδια για όλες τις επιχειρήσεις.
Κριτήρια επιλογής ανά κατηγορία επιχείρησης:
- Μικρές επιχειρήσεις και ελεύθεροι επαγγελματίες: Προτεραιότητα στην ευκολία χρήσης, τη χαμηλή τιμή και τη δυνατότητα δωρεάν δοκιμής. Λύσεις όπως Simply και Prosvasis καλύπτουν τις βασικές ανάγκες χωρίς πολυπλοκότητα.
- Μεσαίες επιχειρήσεις με αποθήκη: Απαιτείται ενσωμάτωση εμπορικής διαχείρισης και αποθήκης. Τα i-spirit, Impact και Timologic προσφέρουν αυτές τις δυνατότητες.
- Μεγάλες επιχειρήσεις ή επιχειρήσεις με δημόσιες συμβάσεις: Το SoftOne VOICING και το Epsilon Net καλύπτουν σύνθετες ανάγκες, συμπεριλαμβανομένης της τιμολόγησης δημοσίων συμβάσεων.
Ερωτήσεις που πρέπει να απευθύνονται στον προμηθευτή πριν από τη σύναψη σύμβασης:
- Διαθέτει το λογισμικό ενεργή άδεια ΥΠΑΗΕΣ από την ΑΑΔΕ;
- Προσφέρεται δωρεάν δοκιμαστική περίοδος;
- Ποιο είναι το επίπεδο και ο χρόνος απόκρισης της τεχνικής υποστήριξης;
- Πώς διαχειρίζεται το σύστημα τα σφάλματα διαβίβασης και τις διορθώσεις;
- Υποστηρίζεται η εκπαίδευση του προσωπικού κατά την εγκατάσταση;
Η υποβολή της «Δήλωσης Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων» μέσω Taxisnet γίνεται μετά την εξουσιοδότηση του παρόχου. Εάν ο πάροχος δεν υποβάλει τη δήλωση εντός δέκα ημερών, η ευθύνη μεταφέρεται στην επιχείρηση. Για τον οδηγό ηλεκτρονικής τιμολόγησης 2026 με αναλυτικές οδηγίες ανά κατηγορία επιχείρησης, η Kavallaris έχει συντάξει εξειδικευμένο υλικό.
Kavallaris: λογιστική υποστήριξη για ηλεκτρονική τιμολόγηση
Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι μόνο τεχνικό ζήτημα. Απαιτεί σωστή νομική κατανόηση, επιλογή κατάλληλου παρόχου και οργάνωση εσωτερικών διαδικασιών. Η Kavallaris παρέχει εξειδικευμένες υπηρεσίες λογιστικής και φορολογικής συμβουλευτικής που καλύπτουν ακριβώς αυτές τις ανάγκες: από την επιλογή πιστοποιημένου λογισμικού και την υποβολή δήλωσης έναρξης έως τον συνεχή έλεγχο συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις της ΑΑΔΕ. Οι επιχειρήσεις που συνεργάζονται με την Kavallaris αποκτούν σαφή εικόνα των υποχρεώσεών τους και αποφεύγουν τα πρόστιμα που προκύπτουν από λανθασμένη ή ελλιπή διαβίβαση παραστατικών. Για μια πλήρη αξιολόγηση των λύσεων απομακρυσμένης λογιστικής που ταιριάζουν στην επιχείρησή σας, επικοινωνήστε με την ομάδα της Kavallaris.
Βασικά συμπεράσματα
Η ορθή διαχείριση τιμολογίων στην Ελλάδα απαιτεί πιστοποιημένο λογισμικό ΥΠΑΗΕΣ, άμεση διαβίβαση στο myDATA και ενεργό παρακολούθηση από την ίδια την επιχείρηση.
| Σημείο | Λεπτομέρειες |
|---|---|
| Νομική υποχρέωση | Χρήση αδειοδοτημένου παρόχου ΥΠΑΗΕΣ ή εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ είναι υποχρεωτική. |
| Ευθύνη επιχείρησης | Η ευθύνη για ορθή διαβίβαση ανήκει στην επιχείρηση, όχι στον λογιστή ή το λογισμικό. |
| Πρόστιμα μη συμμόρφωσης | Για πράξεις με ΦΠΑ προβλέπεται σημαντικό πρόστιμο επί του φόρου που θα προέκυπτε. Για πράξεις χωρίς ΦΠΑ, τα πρόστιμα διαφέρουν ανάλογα με το φορολογικό σύστημα της επιχείρησης και τον αριθμό των φορολογικών ελέγχων. |
| Επιλογή λογισμικού | Κριτήρια: πιστοποίηση ΥΠΑΗΕΣ, συμβατότητα myDATA, υποστήριξη, δωρεάν δοκιμή και λειτουργικότητα. |
| Kavallaris | Παρέχει λογιστική και φορολογική υποστήριξη για επιλογή παρόχου, δήλωση έναρξης και συνεχή συμμόρφωση. |
Προτεινόμενα
- Ηλεκτρονική τιμολόγηση 2026: οφέλη και βήματα εφαρμογής – Χρήστος Καβαλλάρης – Λογιστής
- Οδηγός ηλεκτρονικής τιμολόγησης για επιχειρήσεις 2026 – Χρήστος Καβαλλάρης – Λογιστής
- Βήματα για ψηφιακή τιμολόγηση: Οδηγός μετάβασης 2026 – Χρήστος Καβαλλάρης – Λογιστής
- Πλεονεκτήματα ψηφιακής τιμολόγησης για επιχειρήσεις 2026 – Χρήστος Καβαλλάρης – Λογιστής
